PastPerfect Museum Software Help
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Copyright Notices

Copyright 1998–2004 Richard L. Hilton & Mary L. Parr. All rights reserved. Windows is a registered

trademark of Microsoft.

CONTENTS

PastPerfict  Index  Alphabetically  with pages and chapter  listings 

INTRODUCTION TO PASTPERFECT . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

CHAPTER 1: INSTALLATION AND UPDATE . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . 9

Installation on One Computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Installation on a Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Uninstalling PastPerfect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Hardware Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

PastPerfect Evaluation Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Converting Your Catalog Records to PastPerfect . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Starting PastPerfect for the First Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Upgrading from an Older Version of PastPerfect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

What’s New in Version 4.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

CHAPTER 2: THE BASICS . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . 23

Starting PastPerfect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Basic Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Function Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Authority Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Combo Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

CHAPTER 3: GETTING STARTED . . . . . . . . . . . . . .  . .  . . . . . . . . . . . 33

Using PastPerfect for the First Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Installing Optional Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . 51

Entering Your Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

CHAPTER 4: TEMPORARY CUSTODY . . . . .  . . .  . .  . . . . . . . . . . . . 57

What Is Temporary Custody? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

The Basic Steps to Accept Items into Temporary Custody . . . . . . . . . . . 58

CHAPTER 5: THE ACCESSION PROCESS . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Introduction to Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

The Accession Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

The Accession Process with PastPerfect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

The Deaccession Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

CHAPTER 6: THE OBJECTS CATALOG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Cataloging Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Object Cataloging Tutorial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

CHAPTER 7: THE PHOTOS CATALOG . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Add a New Catalog Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Data Entry Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Photograph Cataloging Tutorial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

CHAPTER 8: THE ARCHIVES CATALOG . . . . . . ............ . . . . . . . . . 129

Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

The Container List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Multi-level Linking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . 140

The Maps Screen View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . . . 143

The Music Collection Screen View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

The Oral History Screen View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

CHAPTER 9: THE LIBRARY CATALOG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Cataloging a Library Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Library Cataloging Tutorial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

CHAPTER 10: THE LEXICON . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . 161

Using the Lexicon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Working with the Lexicon Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Natural History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

CHAPTER 11: INCOMING LOANS . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Tracking Incoming Loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

CHAPTER 12: OUTGOING LOANS . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . 179

Tracking Outgoing Loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

 CHAPTER 13: EXHIBITS . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Tracking Exhibits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

CHAPTER 14: RESEARCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Research All catalogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Research By Keyword . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Research By Lexicon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Research By People . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Research By Search Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Individual catalog Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

CHAPTER 15: REPORTS . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Modifying Report Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Example 1: Modifying a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Adding an Image to a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Modifying Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 226

Report Maker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Custom Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

CHAPTER 16: CONTACTS . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Contacts Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Working With Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

Creating and Managing Campaigns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Lists and Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

PLedges/Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

CHAPTER 17: WORDRITE . . . . . . . . . . . .  . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . 285

WordRite Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

WordRite Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Mail-merge Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

CHAPTER 18: UTILITIES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . 299

Backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Restore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Reindex . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

System Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Global Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Import Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Export Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Scatter/Gather . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . 312

CHAPTER 19: MULTI-MEDIA . . . . . . . . . . .  . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 313

Installing the Multi-media Upgrade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Adding Digital Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Image Manipulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Multi-media Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

CHAPTER 20: SCATTER/GATHER . . . . . . . . . .. . . . . . . .  . . . . . . . . . . 331

Scattering Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Gathering Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Scatter/Gather Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

CHAPTER 21: BARCODE PRINTING . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 343

Set Up Barcode Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Adding Barcodes to a Label . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Scanning the Barcode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

CHAPTER 22: EZMARC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Installing ezMARC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Exporting Data to MARC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Importing Data from MARC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Creating a Data Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

CHAPTER 23: VIRTUAL EXHIBIT . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Installing Virtual Exhibit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Creating a Web Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  .. . . . . . . . . . . . . . 362

Home Page Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . 363

Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Search Page Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Designing the Exhibit Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Exhibit Layout Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Designing Catalog Record Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . 385

Designing Full Size Image Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . .  ../ . . . . . . . . . . . 389

Create the HTML Web Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Posting the HTML Web Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Custom Web Site Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

CHAPTER 24: PASTPERFECT SOFTWARE SUPPORT . .  . . . . . . . . . 403

Basic Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Extended Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Support Through the Web Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Contact Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406

BIBLIOGRAPHY . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

INDEX . . . . . . . . . . This is where you are  . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409